Expérience de l’administrateur du régime

Être administrateur de régime est un travail important. Vous trouverez ici les ressources et le soutien dont vous avez besoin pour bien administrer votre régime d’avantages sociaux.

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Nous vous souhaitons la bienvenue dans votre nouveau rôle d’administrateur de régime!

En tant qu’administrateur de régime, vous gérez le régime d’avantages sociaux des employés au nom de votre employeur. Vous êtes généralement le principal point de contact entre l’assureur, le conseiller en assurance collective et votre employeur. Vous êtes également le principal point de contact pour les participants au régime.

Dans ce guide, nous passerons en revue les principales responsabilités d’un administrateur de régime et nous examinerons certaines des façons dont Garanties sur mesure (BBD) Inc. facilite l’administration des avantages sociaux pour vous

Téléchargez le guide complet de l’administrateur du régime. Vous l’utiliserez souvent — croyez-nous.

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RESPONSABILITÉS

Les administrateurs de régime ont de nombreuses responsabilités en ce qui concerne un régime d’avantages sociaux, mais ne vous inquiétez pas!

Nous sommes là pour vous aider à vous y retrouver dans chacune d’elles.

GÉRER VOTRE RÉGIME D’AVANTAGES SOCIAUX EN LIGNE

Tout d’abord, parlons du portail Nomad.

Nomad est un guichet unique pour les administrateurs de régimes avec BBD. Il offre un accès en ligne pratique et sécurisé et permet aux utilisateurs de télécharger des ressources essentielles et de gérer des données clés. À partir de Nomad, vous effectuerez toutes les tâches quotidiennes d’un administrateur de régime d’assurance collective. Cela comprend la mise à jour des renseignements sur les employés, le téléchargement de rapports et de factures, et plus encore.

Nomad est un système d’administration d’assurance collective entièrement en ligne, permettant aux utilisateurs de gérer leur régime d’avantages sociaux sans les tracas de la paperasse et avec la facilité et la commodité de pouvoir le faire n’importe où ou en déplacement, par exemple à partir d’un téléphone, d’une tablette ou d’un ordinateur portable.

AJOUT ET RETRAIT D’EMPLOYÉS

Il incombe à l’administrateur du régime de tenir à jour la liste des employés. Les employés qui ne sont pas ajoutés et retirés du régime rapidement peuvent vous exposer, vous et votre employeur, à des coûts supplémentaires et à des risques potentiels.

Ajout d’employés

Lorsque les employés atteignent leur date d’admissibilité, ils devront remplir le formulaire d’inscription de l’employé (PDF) pour s’inscrire au régime. Ensuite, il vous faudra ajouter l’employé au régime à partir de Nomad.

Assurez-vous que les employés admissibles s’inscrivent à votre régime d’avantages sociaux dans les 31 jours suivant leur date d’admissibilité afin d’éviter de devenir des demandeurs tardifs, ce qui peut avoir un impact négatif sur leur protection. Par exemple, les demandeurs tardifs peuvent nécessiter la présentation de preuves médicales ou le paiement rétroactif de primes. Cela peut avoir des conséquences négatives pour l’employé, qui peuvent affecter sa protection ou entraîner un refus catégorique.

Retrait d’employés

Deuxièmement, il est important de retirer rapidement les employés qui ont quitté le régime afin d’éviter les problèmes liés à la poursuite des demandes de règlement et à l’admissibilité. Connectez-vous à Nomad pour retirer un employé du régime d’avantages sociaux ou pour y mettre fin.

MISE À JOUR DES RENSEIGNEMENTS SUR LES EMPLOYÉS

Avant tout, garder les renseignements sur les employés exacts et à jour est l’une des plus importantes responsabilités quotidiennes. Vous pouvez effectuer toutes les mises à jour des renseignements sur les employés rapidement et facilement dans l’onglet Employés de Nomad. Vous trouverez ci-dessous les mises à jour les plus courantes des renseignements sur les employés que vous êtes susceptible de trouver :

Les administrateurs de régimes sont chargés de veiller à l’exactitude des renseignements sur les employés contenus dans les dossiers. Ces renseignements doivent être mis à jour chaque fois que des changements surviennent, car c’est ce qui sera utilisé par l’assureur pour tout — pour payer les demandes de règlement ou verser les prestations, par exemple.

Exactitude des renseignements sur les employés

Par exemple, de nombreuses indemnités d’assurance vie sont fondées sur le salaire de l’employé. Si le salaire annuel d’un employé n’a pas été mis à jour depuis sa dernière promotion ou augmentation, son bénéficiaire peut toucher moins que ce à quoi il a droit.

Autre exemple, si un employé a divorcé et s’est remarié, mais que son bénéficiaire n’a jamais été mis à jour, le paiement de l’assurance vie sera versé au bénéficiaire inscrit au dossier et non à son nouveau conjoint.

Les choses peuvent se compliquer très rapidement, mais BBD est là pour vous aider! Si vous n’êtes pas sûr de vous ou si vous avez une question, votre gestionnaire de clientèle de BBD est une excellente ressource. Votre conseiller en assurance collective est un autre contact clé et, en cas de doute, un avocat spécialisé en droit du travail peut vous aider à traiter des questions ou des problèmes de responsabilité spécifiques.

En prime, si votre régime de BBD comprend une assurance vie de l’Empire Vie, vous avez automatiquement accès au programme d’aide aux entreprises, qui peut vous mettre facilement en contact avec un avocat spécialisé en droit du travail.

FACTURATION ET PAIEMENT

Les factures sont émises mensuellement, et le paiement est dû le premier jour de chaque mois. Vous pouvez toujours consulter votre facture la plus récente, ainsi qu’un historique des factures précédentes sur Nomad.

Pour accéder à votre facture, connectez-vous à Nomad et cliquez sur Factures et rapports. De là, vous pouvez télécharger une copie de votre facture la plus récente ainsi que de toutes les autres factures des mois précédents.

EXCÉDENT DE GARANTIES ET GARANTIE DE TRANSFORMATION

La communication de la protection excédentaire et de la transformation sont deux responsabilités très importantes de l’administrateur du régime qui comportent des responsabilités potentielles pour vous et votre employeur si elles ne sont pas effectuées correctement ou pas du tout.

Excédent de garanties

Dans tout régime collectif comprenant une assurance vie et/ou une assurance invalidité de longue durée (ILD), il existe un maximum sans preuve (MSP), c’est-à-dire la somme maximale dont un employé peut bénéficier sans avoir à fournir de preuve médicale.

Lorsqu’un employé est admissible à une protection supplémentaire au-delà de ce MSP, les administrateurs du régime sont tenus d’informer les employés de leur admissibilité. Les employés peuvent demander des sommes supplémentaires en remplissant un formulaire de preuve médicale et en le soumettant à BBD. Les sommes excédentaires n’entreront en vigueur qu’après l’approbation de la demande par le ou les assureurs.

Transformation des garanties

Il incombe à l’administrateur du régime de fournir aux employés ayant quitté leur emploi leurs options de transformation. Heureusement, nous faisons en sorte que ce processus soit simple pour vous!

Lorsque des employés précédemment couverts par votre régime d’avantages sociaux quittent votre organisation, ils perdent leur protection d’assurance collective. Les administrateurs de régime doivent leur présenter les options permettant de maintenir cette protection par d’autres moyens.

BBD rend ce processus simple! Lorsque vous mettez fin à la participation d’un employé à votre régime, vous recevrez une notification automatique par courriel vous rappelant les options de transformation disponibles pour cet employé. En tant qu’administrateur du régime, il est de votre responsabilité d’informer les employés de leurs options de transformation et de vous assurer qu’ils comprennent les délais nécessaires.

ADMISSIBILITÉ DE L’EMPLOYÉ

Si votre employeur a différents statuts d’employés (par exemple, travailleurs à temps partiel ou à temps plein), il est possible que tous les employés ne soient pas admissibles aux garanties collectives. Pour être admissible à la protection, un employé doit répondre à la définition « d’employé » de votre régime, travailler le nombre minimal d’heures, avoir terminé la période d’attente et être activement au travail à la date d’admissibilité.

RENOUVELLEMENT DE L’ASSURANCE COLLECTIVE

Le renouvellement de l’assurance collective a lieu chaque année. Il s’agit du processus par lequel votre assureur réévalue les taux en fonction de facteurs tels que les données démographiques et les résultats des sinistres.

Votre conseiller en assurance collective communiquera avec vous au sujet de votre renouvellement. Toutefois, il y a certaines mesures que vous devriez prendre à l’avance pour vous préparer, vous et votre organisation, au renouvellement.

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