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Politique sur la confidentialité

La politique sur la confidentialité de Benefits by Design Inc. (BBD) vous informe de nos règles et procédures en matière de protection de la vie privée et vous explique comment nous garantissons la protection de votre vie privée et la confidentialité de vos renseignements personnels.

Protection de votre vie privée

Benefits By Design Inc. (« BBD », « nous », « notre » ou « nos ») s’engage à protéger votre vie privée et la confidentialité de vos renseignements personnels. Cette politique définit nos responsabilités concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos données personnelles.

Les renseignements personnels sont des données vous concernant en tant qu’individu identifiable et peuvent inclure des informations telles que votre âge, vos coordonnées, votre état civil, votre citoyenneté, vos antécédents professionnels, vos numéros d’identification et des informations similaires concernant vos personnes à charge et vos bénéficiaires dans le cadre de vos conditions d’emploi. La protection de ces informations est l’une de nos plus grandes priorités, et nous avons mis en place cette politique et ses procédures sous-jacentes pour protéger votre vie privée et la confidentialité de vos renseignements personnels.

Notre capacité à gérer vos garanties nous oblige à disposer d’une connaissance approfondie de vos renseignements personnels. La gestion de ces données de manière professionnelle et sécurisée est la clé du bon fonctionnement de vos garanties.

Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons?

Nous obtenons la plupart de vos renseignements personnels directement auprès de vous. Toutefois, il se peut que nous devions recueillir des informations auprès d’autres sources. Nous ne recueillons que les renseignements pertinents aux fins appropriées. Les renseignements personnels que nous recueillons comprennent ce qui suit :

  • Nom, adresse postale, adresse électronique et numéro de téléphone
  • Date de naissance, sexe, état matrimonial
  • Statut de citoyenneté
  • Renseignements médicaux et sanitaires
  • Renseignements sur l’emploi
  • Antécédents en matière d’assurance et de sinistres, antérieurs ou complémentaires
  • Renseignements bancaires
  • Numéros d’identification
  • Informations similaires concernant vos personnes à charge et vos bénéficiaires au titre de vos avantages sociaux
  • Toute autre information que nous pourrions recueillir avec votre consentement ou comme autorisé ou requis par la loi

Nous pouvons également recueillir des renseignements non personnels qui ne révèlent pas directement ou indirectement votre identité ou qui ne sont pas directement liés à une personne identifiée, tels que des renseignements statistiques ou agrégés, par exemple, pour calculer les tendances du secteur.

Comment collectons-nous vos renseignements?

  1. Directement de votre part : Nous recueillons principalement des informations directement auprès de vous, lorsque vous remplissez un formulaire d’inscription d’employé et d’autres formulaires remplis en personne ou par courriel ou en ligne.
  2. Autres sources : Nous pouvons également recueillir des renseignements vous concernant auprès des sources suivantes :
  3. Votre interaction continue avec nous, comme l’historique des paiements ou le traitement des demandes de règlement
  4. Votre employeur
  5. Le conseiller en assurance de votre employeur
  6. Assureurs et autres intermédiaires et prestataires de services d’assurance et d’avantages sociaux qui nous fournissent des services
  7. Gouvernement, industrie et autres entités autorisées par la loi qui disposent d’informations sur vos antécédents en matière de demandes de règlement.
  8. Agences de renseignements sur les consommateurs
  9. Agences d’études de marché tierces et réputées qui mènent des sondages de satisfaction des clients et du traitement des demandes de règlement en notre nom
  10. La collecte automatisée de données : Nous recueillons automatiquement certaines données lorsque vous visitez nos sites Web. Il peut s’agir de données telles que le type de navigateur Internet ou le système d’exploitation que vous utilisez, votre adresse IP et le nom de domaine du site Web à partir duquel vous avez accédé à notre site.

En outre, lorsque vous consultez notre site Web, nous pouvons stocker certaines données sur votre ordinateur sous la forme d’un « témoin » ou d’un fichier similaire. Les témoins sont de petits éléments de données qui sont stockés sur votre ordinateur pour permettre à votre navigateur Internet de se souvenir de quelque chose à propos d’un site Web. Nous utilisons les témoins et les adresses IP pour obtenir des données sur les visiteurs en ligne afin de déterminer le nombre de personnes qui visitent notre site Web et de suivre votre activité en ligne, comme le permet la loi. Vous pouvez configurer votre navigateur pour qu’il n’accepte pas les témoins ou pour que votre ordinateur vous informe lorsque des témoins sont envoyés en suivant les instructions de votre navigateur Internet particulier. Toutefois, si vous refusez les témoins, vous risquez de ne pas pouvoir utiliser certaines fonctions de notre site Web.

Comment utilisons-nous vos renseignements?

La collecte de renseignements personnels à votre sujet est essentielle pour nous permettre de gérer votre programme d’avantages sociaux et de vous fournir un service continu. Nous utilisons les renseignements personnels et les autres données que nous recueillons auprès de vous aux fins suivantes :

  • Établir votre identité.
  • Communiquer avec vous.
  • Administrer votre régime d’avantages sociaux.
  • Justifier et statuer sur les demandes de règlement au titre de vos avantages sociaux.
  • Aider à remplir les documents nécessaires au traitement des demandes de règlement au titre de vos avantages sociaux.
  • Comprendre et évaluer votre admissibilité aux produits et services.
  • Proposer des options de garanties personnelles.
  • Facilitez le paiement de vos primes par carte de crédit ou par prélèvement bancaire, sur votre salaire ou votre rente.
  • Vous protéger et nous protéger contre les erreurs, la fraude et les activités illégales
  • Garantir l’assurance qualité.
  • Développer, améliorer, commercialiser et fournir des produits et services.
  • Analyser les résultats des activités commerciales.
  • Répondre aux exigences réglementaires et contractuelles relatives à vos avantages sociaux et aux services connexes qui vous sont fournis.
  • Compiler des statistiques et réaliser des études de marché.
  • Se conformer à la loi ou aux demandes des organismes de réglementation.
  • Nous utilisons également des données collectées automatiquement pour améliorer notre site Web.
  • Vos renseignements personnels peuvent également être recueillis, utilisés ou divulgués à d’autres fins avec votre consentement ou comme le permet ou l’exige la loi.

Avec qui partageons-nous les renseignements vous concernant?

Nous pouvons partager des renseignements avec les personnes suivantes :

  • Conseillers en assurance
  • Employeurs
  • Assureurs et autres intermédiaires et prestataires de services d’assurance et d’avantages sociaux, actuaires et agents qui fournissent des services en notre nom
  • Toute personne autorisée par vous
  • Toute personne tenue ou autorisée par la loi à avoir accès à vos renseignements personnels
  • Toute personne nécessaire pour répondre à nos exigences légales, réglementaires, d’assurance, d’audit, de traitement et de sécurité ou pour protéger nos intérêts commerciaux raisonnables
  • Les professionnels, tels que les avocats, les médecins ou les experts en sinistres, qui travaillent avec nous ou qui sont engagés par nous
  • Agences de collecte de données industrielles pour l’analyse des résultats des entreprises

Lorsque nous partageons des renseignements personnels avec des tiers, nous ne fournissons que les renseignements qui sont nécessaires dans les circonstances et nous prenons des mesures contractuelles ou autres raisonnables pour protéger vos renseignements personnels. Nous nous efforçons également d’éliminer toute référence permettant l’identification des personnes.

Si vous le demandez, nous vous communiquerons les noms des tiers avec lesquels nous avons partagé des renseignements personnels afin d’administrer votre régime d’avantages sociaux.

Nous pouvons transférer des renseignements personnels aux assureurs et autres intermédiaires et prestataires de services d’assurance et d’avantages sociaux qui fournissent des services en notre nom. Ces assureurs, intermédiaires et prestataires de services peuvent traiter et/ou stocker tout ou partie de vos renseignements personnels dans des territoires autres que le Canada, y compris les États-Unis. Les renseignements personnels traités et/ou stockés en dehors du Canada seront soumis aux lois du pays dans lequel ils sont stockés. Nous prenons des mesures contractuelles ou autres mesures raisonnables pour protéger vos renseignements personnels lorsqu’ils sont traités ou manipulés par nos fournisseurs de services.

Les renseignements personnels peuvent être utilisés et divulgués à des parties liées au financement, à la titrisation, à l’assurance, à la vente, à la cession ou à toute autre disposition, proposés ou réels, de tout ou partie de notre entreprise ou de nos actifs, y compris dans le but de permettre à ces parties de déterminer si elles doivent poursuivre ou non cette transaction, et de satisfaire aux exigences ou obligations de déclaration, d’inspection ou de vérification à l’égard de ces parties. Les cessionnaires ou les successeurs de notre entreprise ou de nos actifs peuvent utiliser et divulguer vos renseignements personnels à des fins similaires à celles décrites dans la présente politique sur la confidentialité.

Comment pouvez-vous donner votre consentement?

Nous obtenons votre consentement exprès par écrit à l’utilisation de vos renseignements au moment où vous remplissez votre formulaire d’inscription d’employé.

En outre, lorsque la loi l’autorise, votre consentement peut être implicite par une action que vous avez entreprise ou lorsque vous continuez à utiliser un produit ou un service après que nous vous avons informé d’un changement concernant vos renseignements personnels et que vous n’avez pas révoqué votre consentement, par exemple en utilisant une option de « renonciation » prévue, le cas échéant.

Nous vous demanderons votre consentement explicite si celui-ci est nécessaire pour une finalité spécifique, telle que le marketing direct pour des avantages personnels. En outre, nous ne vous proposerons des garanties personnelles par marketing direct que si votre employeur et son conseiller en assurance y consentent. Enfin, votre consentement peut être donné par l’intermédiaire de votre représentant autorisé, tel que votre tuteur légal, votre agent ou le titulaire d’une procuration.

En fournissant des renseignements personnels sur vos personnes à charge et vos bénéficiaires au titre de votre assurance, par exemple un membre de votre famille, vous déclarez avoir obtenu leur consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de ces renseignements personnels conformément à la présente politique sur la confidentialité.

En général, en nous fournissant des renseignements personnels, nous supposerons que vous consentez à ce que nous recueillions, utilisions et divulguions ces renseignements aux fins identifiées ou décrites dans la présente politique sur la confidentialité, le cas échéant, ou autrement au moment de la collecte.

Pouvez-vous révoquer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements?

Sous réserve de certaines obligations légales et contractuelles, vous pouvez, moyennant un préavis raisonnable, révoquer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos informations personnelles. Si vous ne souhaitez pas donner votre consentement ou si vous le révoquez, il se peut que nous ne puissions pas vous fournir un produit ou un service particulier. Lorsque nous vous avons fourni ou vous fournissons des services, votre consentement sera valable aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs décrits dans la présente politique sur la confidentialité ou autrement au moment de la collecte, et vous ne serez peut-être pas autorisé à révoquer votre consentement pour certaines utilisations et divulgations nécessaires de vos renseignements personnels.

Si vous souhaitez révoquer votre consentement, vous devez contacter notre responsable de la protection de la vie privée à l’adresse ou au numéro de téléphone indiqués ci-dessous. Sauf indication contraire de votre part, vous nous donnez votre consentement pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels comme prévu dans la présente politique de confidentialité.

Bien entendu, vous pouvez choisir de ne pas nous fournir tout ou partie de vos renseignements personnels. Toutefois, ce choix peut entraver notre capacité et celle de nos prestataires de services à statuer sur toute demande de règlement à laquelle vous pourriez avoir droit.

Nous pouvons vous contacter pour vous proposer d’autres produits et services d’assurance et de garantie par courrier direct, par téléphone ou par d’autres moyens. Si vous préférez ne pas recevoir de telles informations, veuillez utiliser les coordonnées ci-dessous pour nous le faire savoir.

Comment puis-je modifier mes préférences en matière de communication et de publicité en ligne?

Vous pouvez demander à recevoir des communications commerciales de notre part par courriel. Vous pouvez également recevoir des courriels de notre part si vous êtes un client actuel ou ancien, ou si vous avez fait une demande récente, y compris pour des communications de marketing direct. Vous pouvez refuser de recevoir de telles communications à tout moment. Sachez que, même si vous avez choisi de ne pas recevoir de communications commerciales de notre part, nous pouvons toujours vous contacter à des fins transactionnelles, par exemple pour vous fournir des mises à jour de votre politique, des réponses du service à la clientèle ou d’autres communications liées à la politique. Pour vous désabonner à tout moment, veuillez nous contacter ou utiliser la fonction de « désabonnement » qui se trouve en bas de page de toutes les communications commerciales par courriel, ou contacter notre responsable de la protection de la vie privée à l’adresse ou au numéro de téléphone indiqués ci-dessous.

Combien de temps conserverons-nous vos renseignements personnels?

Nous ne conserverons vos renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour satisfaire à des obligations légales ou commerciales, y compris des obligations raisonnables de tenue de registres commerciaux. La durée de conservation de vos informations dépend du produit ou du service et de la nature des renseignements personnels. Nous avons des normes de conservation qui répondent aux besoins du service à la clientèle et aux exigences légales et réglementaires. En règle générale, nous conservons votre dossier personnel pendant une période de sept (7) ans après que vous avez cessé de bénéficier des garanties que nous administrons.

Comment assurons-nous l’exactitude et la sécurité de vos renseignements personnels?

Nous prenons des mesures raisonnables pour nous assurer que les renseignements contenus dans nos dossiers sont corrects et à jour, mais nous comptons sur vous pour nous informer de tout changement dans vos renseignements personnels. Dans le cadre de nos efforts pour assurer la sécurité de vos données personnelles, nous limitons l’accès à vos renseignements personnels et les stockons en toute sécurité en utilisant diverses mesures de protection physiques, technologiques et organisationnelles.

Les employés, agents et assureurs autorisés qui ont besoin d’accéder à vos renseignements personnels afin de remplir les exigences de leur poste y auront accès.

Avez-vous le droit de demander l’accès à vos renseignements personnels?

Oui, vous avez le droit de demander l’accès ou la correction de vos renseignements personnels dont nous disposons. Pour demander l’accès ou la correction de vos renseignements personnels, veuillez en faire la demande à notre responsable de la protection de la vie privée aux coordonnées indiquées ci-dessous. Vous pouvez également demander à votre administrateur de régime de nous contacter pour vérifier et corriger vos renseignements personnels. La vérification ou la correction de vos renseignements personnels n’entraîne aucuns frais, à l’exception des frais administratifs liés à la recherche de renseignements personnels.

En outre, si un tiers, tel qu’un assureur, nous a communiqué des renseignements personnels vous concernant que vous jugez erronés, nous vous communiquerons le nom et l’adresse de ce tiers afin que vous puissiez les corriger.

Que faire si vous avez une question ou une préoccupation concernant votre vie privée?

Vos questions, commentaires et demandes concernant la présente politique sur la confidentialité et nos pratiques en matière de protection de la vie privée sont les bienvenus. Veuillez nous contacter à l’adresse suivante :

Bureau du responsable de la protection de la vie privée de BBD

402 – 5100 Orbitor Drive
Mississauga (Ontario)  L4W 4K4
Téléphone : 905 238-7518

Nous avons mis en place des procédures pour recevoir et répondre aux plaintes ou aux demandes de renseignements concernant notre traitement des renseignements personnels, notre respect de la présente politique et des lois applicables en matière de protection de la vie privée. Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse à une demande de renseignements ou à une plainte relative à la protection de la vie privée, vous pouvez contacter le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, ou le commissaire à la protection de la vie privée de votre province, le cas échéant.

Modifications apportées à notre politique sur la confidentialité

La politique sur la confidentialité peut être modifiée de temps à autre. Si nous avons l’intention d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels à des fins sensiblement différentes de celles décrites dans la présente politique, nous ferons des efforts raisonnables pour en informer les personnes concernées, si nécessaire, notamment en révisant la présente politique sur la confidentialité. Si vous êtes préoccupé par la manière dont vos renseignements personnels sont utilisés, vous devez nous contacter comme décrit ci-dessus ou consulter régulièrement notre site Web à l’adresse www.bbd.ca pour obtenir une copie à jour de la présente politique. Nous vous invitons à demander et à consulter fréquemment la présente politique de confidentialité afin d’obtenir la version actuelle. Le fait de continuer à fournir des renseignements personnels ou à utiliser nos services après toute modification de la présente politique de confidentialité constitue votre acceptation de ces modifications.

Date d’entrée en vigueur : Avril 2019.