Politique de protection des renseignements personnels de La Corporation People

À La Corporation People, nous nous engageons à respecter et à protéger la vie privée et les renseignements personnels qui nous sont confiés. Nous avons adopté les principes suivants :

Responsabilité

Nos employés, nos sociétés affiliées et les autres personnes ou organisations qui agissent au nom de la Corporation sont responsables de la protection de vos renseignements personnels. Nous avons établi et mis en œuvre des politiques et des procédures régissant la façon dont nous traitons les renseignements personnels. Notre chef de la protection des renseignements personnels supervise notre programme de protection des renseignements personnels, y compris les politiques, la résolution des différends, la sensibilisation, la communication et la présentation de rapports à notre conseil d’administration sur les questions de protection des renseignements personnels.

Objectif

Lorsque nous recueillons vos renseignements personnels, nous vous informons des raisons pour lesquelles nous recueillons, utilisons et communiquons ces renseignements. Ces raisons peuvent être les suivantes :

• Vérifier l’identité et protéger l’entreprise contre la fraude ou les fausses déclarations.
• Nous assurer que les renseignements dont nous disposons à votre sujet sont exacts et actuels.
• Comprendre vos besoins afin de pouvoir vous proposer des produits et services adaptés.
• Déterminer votre admissibilité aux produits et services.
• Mettre en place, administrer et maintenir les produits et les services choisis par vous.
• Communiquer avec vous au sujet des produits et services que vous avez demandés ou qui pourraient vous intéresser.
• Répondre aux questions ou aux préoccupations que vous pourriez avoir.
• Effectuer des analyses à l’aide de données anonymisées pour améliorer ou commercialiser nos produits ou services.
• Respecter les exigences légales ou réglementaires.

Consentement

Lorsque vous demandez ou acceptez un nouveau produit ou service, nous obtenons votre consentement pour recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels aux fins décrites ci-dessus. Le consentement peut être donné par écrit, verbalement ou par l’intermédiaire d’un représentant autorisé. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Toutefois, sans votre consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir les produits ou services que vous avez demandés.

Limitation de la collecte

Nous limitons les renseignements personnels que nous recueillons aux renseignements qui sont nécessaires pour parvenir aux fins que nous avons indiquées. Selon le produit ou le service, les renseignements personnels que nous recueillons peuvent inclure, sans s’y limiter, les éléments suivants :

• Renseignements permettant d’identifier la personne, tels que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse de courrier électronique, la date de naissance, le numéro de syndiqué ou d’employé, ou autres.
• Numéro d’assurance sociale (NAS) requis pour répondre aux exigences de déclaration de l’Agence du revenu du Canada.
• Renseignements financiers tels que le salaire, le revenu, l’actif et le passif, pour nous assurer que les conseils ou les produits fournis répondent à vos besoins.
• Renseignements bancaires pour le versement de prestations ou d’une rente.
• Renseignements sur votre conjoint, vos enfants à charge ou vos autres bénéficiaires.
• Renseignements relatifs à la santé, aux soins médicaux ou au mode de vie, tels que le nom du médecin, les antécédents médicaux, les voyages passés ou projetés, qui peuvent être requis en rapport avec certains produits d’assurance ou autres services.
• Renseignements relatifs à l’emploi, y compris les antécédents professionnels, la formation, les titres professionnels et les références nécessaires au recrutement, à la transition de carrière et à d’autres services de gestion des RH.
• Préférences en matière de marketing si vous décidez de vous abonner à nos communications commerciales et promotionnelles.
• Commentaires exprimés par vous au sujet de nos produits et services.
• Renseignements sur les visiteurs du site web, tels que l’adresse IP, la localisation, le navigateur utilisé et l’utilisation de témoins pour optimiser votre expérience en ligne.

Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels directement auprès de vous, ou indirectement auprès d’autres sources telles que votre employeur ou votre syndicat, des prestataires de soins de santé ou des sociétés d’assurance. Nous pouvons également recueillir des renseignements en surveillant ou en enregistrant vos échanges avec nous par téléphone ou vidéoconférence, par clavardage ou par notre site web ou nos portails.

Vous pouvez décider de ne pas nous fournir certains renseignements, mais si vous prenez cette décision, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir le produit, le service ou les informations que vous avez demandés.

Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

Nous limitons l’utilisation et la communication des renseignements personnels, et nous utilisons et conservons ces renseignements uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si vous consentez à d’autres utilisations. En plus de fournir vos renseignements à nos employés – y compris ceux de nos divisions et de nos sociétés affiliées – en fonction du besoin de savoir, nous pouvons communiquer vos renseignements à des fournisseurs de services qui participent à la prestation des produits ou services auxquels vous avez droit, notamment :

• les assureurs, les souscripteurs, les conseillers, les responsables du traitement des demandes de règlement ou les analystes des demandes de règlement, pour les besoins des régimes d’avantages sociaux,
• les fournisseurs de services de soins de santé, y compris les fournisseurs de consultations virtuelles et de médicaments d’ordonnance, si ces services sont offerts dans le cadre d’un régime collectif;
• les caisses de retraite, les fonds communs de placement et les sociétés d’investissement et les dépositaires, pour les besoins des régimes de retraite et autres services de placements;
• les banques et autres institutions financières, pour faciliter les paiements;
• les fournisseurs de services de RH, y compris les cabinets de recrutement, les plateformes de recrutement et les fournisseurs de services de vérification des antécédents;
• les fournisseurs de services technologiques;
• les autorités de réglementation et autres autorités publiques, pour répondre aux exigences légales et réglementaires.

Nous pouvons également fournir des renseignements personnels à une autre organisation si la totalité ou une partie de notre entreprise est vendue.

Nous avons conclu des ententes contractuelles avec des fournisseurs de services et d’autres tiers, situés au Canada ou ailleurs, exigeant que tout renseignement que nous fournissons soit protégé et utilisé uniquement aux fins pour lesquelles il a été fourni.

Nous ne conservons pas les renseignements personnels plus longtemps que nécessaire pour parvenir aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou à d’autres fins autorisées, légitimes ou légales.

Exactitude

Nous veillons à ce que vos renseignements personnels soient aussi précis, complets et actuels que nécessaire pour leur utilisation. Vous avez le droit de remettre en question l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements que nous détenons à votre sujet et de les faire modifier le cas échéant.

Mesures de sécurité

Nous avons mis en place des mesures de sécurité techniques, administratives, contractuelles et physiques raisonnables pour protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol ou l’accès, la modification ou la communication non autorisés. Nous avons des politiques et des procédures de sécurité, y compris l’utilisation de mots de passe et de chiffrement, pour protéger nos systèmes contre les intrusions et les utilisations non autorisées. Nos employés reçoivent une formation sur la sécurité de l’information, la protection des renseignements personnels et le code de conduite. En outre, nos fournisseurs de services sont contractuellement tenus de protéger leurs systèmes contre tout accès non autorisé et de n’utiliser vos renseignements personnels qu’aux fins autorisées par nous.

Transparence

La façon dont nous gérons et protégeons vos renseignements personnels est transparente, et nous mettons à disposition nos politiques de protection des renseignements personnels. Nous répondons aux demandes écrites de renseignements sur nos pratiques en matière de gestion des renseignements personnels.

Accès individuel

Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels, et nous répondrons conformément à la loi applicable.

Sur demande écrite, nous vous fournirons des détails concernant vos renseignements personnels, notamment la nature des renseignements que nous détenons à votre sujet et la manière dont ils ont été utilisés et communiqués, sous réserve de certaines exceptions autorisées par la loi.

Vous pouvez également nous demander de modifier ou de supprimer les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, et nous ferons tout notre possible pour répondre à ces demandes, sous réserve des limites prévues par la loi. La suppression de vos renseignements personnels peut également nous empêcher de vous fournir le produit ou le service que vous avez demandé.

Traitement des plaintes des clients

Toute préoccupation ou plainte relative à la protection des renseignements personnels peut être envoyée à notre chef de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont indiquées plus bas.

Nous examinons toutes les plaintes. Si une plainte est justifiée, nous prenons toutes les mesures appropriées pour remédier à la situation, y compris en modifiant nos politiques et pratiques si nécessaire.

Coordonnées:

Chef de la protection des renseignements personnels

1403 Kenaston Blvd.

Winnipeg (Manitoba) R3P 2T5

privacy@peoplecorporation.com

Politique de protection – People Corporation

Date d’entrée en vigueur : Février 2024.